Was kostet Mitarbeiterverpflegung? Preise, Modelle und Kalkulation für 2026

Eine warme Mahlzeit am Arbeitsplatz gehört zu den beliebtesten Benefits überhaupt und gleichzeitig ist es der Punkt, an dem die meisten Entscheider zögern: Was kostet das eigentlich? Die ehrliche Antwort lautet: Es hängt vom gewählten Modell ab, nicht vom Gericht allein. Wer die Kostenlogik einmal verstanden hat, stellt schnell fest, dass moderne Mitarbeiterverpflegung deutlich günstiger und einfacher ist als eine eigene Kantine und dass der Staat einen erheblichen Teil mitträgt.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Kostenmodelle es gibt, wie der steuerfreie Essenszuschuss die tatsächlichen Kosten senkt, und rechnen Ihnen an konkreten Beispielen vor, mit welchem Budget Sie für Teams von 10, 25 oder 50 Mitarbeitenden planen sollten.

1. Was kostet Mitarbeiterverpflegung pro Mitarbeiter und Monat?

Die Gesamtkosten der Mitarbeiterverpflegung setzen sich aus zwei Bausteinen zusammen: dem Preis der Mahlzeit und dem Anteil, den Sie als Arbeitgeber davon übernehmen.

Den zweiten Baustein bestimmen Sie selbst. Sie legen fest, wie hoch Ihr Zuschuss pro Mahlzeit ausfällt und der Gesetzgeber macht diesen Zuschuss besonders attraktiv: Bis zu 7,67 Euro pro Arbeitstag können Sie 2026 steuerbegünstigt gewähren (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Den Rest zahlt der Mitarbeitende als Eigenanteil.

Für die Monatskalkulation gilt eine einfache Faustregel. Die Finanzverwaltung erlaubt aus Vereinfachungsgründen, 15 Arbeitstage pro Monat anzusetzen, ohne dass jeder einzelne Anwesenheitstag dokumentiert werden muss. Das ergibt pro Mitarbeitendem einen maximalen steuerbegünstigten Arbeitgeberzuschuss von rund 115 Euro im Monat (7,67 € × 15 Tage).

Der eigentliche Mahlzeitenpreis hängt von Auswahl und Bestellung ab. Was ein MARKTKOST-Gericht konkret kostet und wie viel davon nach Ihrem Zuschuss als Eigenanteil bleibt, rechnen Sie am einfachsten mit unserem interaktiven Kostenrechner aus.

2. Welche Kostenmodelle gibt es?

Wie stark die Verpflegung Ihr Budget belastet, entscheidet das Zuschussmodell. Drei Varianten sind in der Praxis üblich:

1. Voller Arbeitgeberzuschuss. Sie übernehmen den maximal steuerbegünstigten Betrag von 7,67 Euro pro Mahlzeit. Der Mitarbeitende zahlt nur die Differenz zum Gerichtspreis. Das ist die großzügigste Variante und entfaltet die stärkste Wirkung auf Zufriedenheit und Bindung.
2. Gehaltsumwandlung / Zuschuss statt Gehaltserhöhung. Statt einer klassischen Bruttoerhöhung gewähren Sie den Essenszuschuss. Weil dieser steuer- und sozialabgabenbegünstigt ist, kommt beim Mitarbeitenden netto mehr an als bei einer vergleichbaren Gehaltserhöhung bei gleichzeitig geringeren Arbeitgeberkosten.
3. Sachbezug-Freigrenze (50 Euro). Zusätzlich zum Gehalt können Sie monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei als Sachbezug gewähren. Diese Variante lässt sich mit anderen Benefits kombinieren und eignet sich für Unternehmen, die flexibel bleiben wollen.

Welches Modell für Ihr Unternehmen am günstigsten ist, hängt von Ihrer Lohnstruktur ab. Eine ausführliche Gegenüberstellung mit Berechnung finden Sie auf unserer Seite zum steuerfreien Essenszuschuss.

3. Wie senkt der steuerfreie Essenszuschuss die tatsächlichen Kosten?

Hier liegt der entscheidende Kostenvorteil gegenüber jeder anderen Gehaltsleistung. Der Essenszuschuss besteht 2026 aus zwei Teilen:

• einem amtlichen Sachbezugswert von 4,57 Euro pro Mahlzeit und
• einem steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss von 3,10 Euro.

Zusammen ergibt das die genannten 7,67 Euro pro Arbeitstag. Der Betrag ist 2026 gestiegen 2025 lag der Sachbezugswert noch bei 4,40 Euro, sodass der Gesamtzuschuss von 7,50 auf 7,67 Euro angehoben wurde.

Der Effekt für Ihre Kalkulation: Weil ein großer Teil des Zuschusses von Steuern und Sozialabgaben befreit ist, kostet Sie ein Euro „Essens-Benefit" spürbar weniger als ein Euro Bruttogehalt. Sie geben Ihren Mitarbeitenden also mehr Netto, ohne die vollen Lohnnebenkosten zu tragen.

Die steuerliche Feinmechanik, etwa die Pauschalversteuerung des Sachbezugswerts und die genauen Voraussetzungen, haben wir bewusst kurz gehalten. Alle Details erklären wir Schritt für Schritt auf der Seite Steuerfreier Essenszuschuss.

4. Rechenbeispiel: Verpflegung für ein Team von 10, 25 oder 50 Mitarbeitenden

Rechnen wir den maximalen steuerbegünstigten Arbeitgeberzuschuss durch. Grundlage: 7,67 Euro pro Arbeitstag, 15 Arbeitstage pro Monat, das sind rund 115 Euro pro Mitarbeitendem und Monat.

Wichtig einzuordnen: Das ist der maximale Zuschuss, wenn Sie den vollen Betrag übernehmen und alle Mitarbeitenden täglich teilnehmen. In der Praxis liegt die tatsächliche Belastung darunter erstens, weil nicht jede Person jeden Tag bestellt, und zweitens, weil Sie die Zuschusshöhe frei wählen. Schon ein Teilzuschuss entfaltet eine große Wirkung auf die Wahrnehmung als Arbeitgeber.

Was diese Beispiele nicht enthalten, ist der Gerichtspreis selbst den bestimmen Auswahl und Bestellmenge. Ihre reale Gesamtsumme inklusive Mahlzeit ermitteln Sie am schnellsten mit dem Kostenrechner.

5. Welche versteckten Kosten entfallen im Vergleich zur eigenen Kantine?

Wer Verpflegungskosten nur am Mahlzeitenpreis misst, übersieht den teuersten Teil einer eigenen Kantine: den Betrieb. Genau hier liegt der größte Kostenunterschied. Eine gelieferte Lösung wie MARKTKOST macht drei Kostenblöcke überflüssig:

1. Keine Fläche, kein Personal, keine Verwaltung. Eine Kantine bindet Quadratmeter, Küchenpersonal, Wareneinkauf und laufende Administration. Bei einem Liefermodell entfällt all das Sie zahlen für die Mahlzeiten, nicht für einen Betrieb.
2. Mehrweg statt Verpackung. MARKTKOST liefert im Mehrwegglas statt in Einwegverpackung. Das spart nicht nur Müll, sondern auch die laufenden Kosten für Verpackung und deren Entsorgung.
3. Kein Food Waste. Weil bedarfsgerecht bestellt und geliefert wird, entstehen keine Überproduktion und keine weggeworfenen Portionen ein Kostenfaktor, der in klassischen Kantinen erheblich ins Gewicht fällt.

Diese drei Punkte sind der Grund, warum sich Mitarbeiterverpflegung gerade für kleine und mittlere Teams ohne eigene Kantine rechnet: Sie erhalten die Wirkung eines Verpflegungsangebots ohne die Fixkosten einer Kantine.

6. Mitarbeiterverpflegung: Welche Alternativen gibt es und wo liegt der Unterschied?

Der Markt für Mitarbeiterverpflegung kennt mehrere Ansätze, die sich in Kosten und Aufwand deutlich unterscheiden:

• Klassische Caterer liefern oft in Einwegverpackung und rechnen häufig mit Mindestabnahmen gut für punktuelle Events, weniger für die tägliche Versorgung kleiner Teams.
• Essensmarken- und Gutschein-Anbieter (etwa Lunchit, Edenred oder Pluxee) digitalisieren den Zuschuss, liefern aber kein Essen: Die Mitarbeitenden kaufen selbst ein und reichen Belege ein. Das ist flexibel, löst aber nicht die Frage, woher die gesunde Mahlzeit kommt.
• Lieferdienste für Büro-Lunch (etwa Smunch oder MARKTKOST) bringen die fertige Mahlzeit direkt ins Büro.

MARKTKOST kombiniert die Lieferlösung mit zwei Besonderheiten, die auf die Gesamtkosten einzahlen: dem Mehrwegkonzept und einem auf ausgewogene, DGE-orientierte Ernährung ausgelegten Speiseplan. Sie erhalten also nicht nur Verpflegung, sondern ein Angebot, das gleichzeitig Nachhaltigkeit und Mitarbeitergesundheit adressiert regional verfügbar in Berlin, Brandenburg und Leipzig.

7. Was kostet MARKTKOST konkret und wie fordere ich ein Angebot an?

Der genaue Preis hängt von Ihrer Teamgröße, der gewünschten Häufigkeit und der Auswahl ab deshalb erstellen wir Ihnen ein individuelles, unverbindliches Angebot. In einem kurzen Gespräch klären wir Ihren Bedarf und zeigen Ihnen, welches Zuschussmodell für Ihr Unternehmen am günstigsten ist.

Möchten Sie vorab selbst rechnen? Mit unserem Kostenrechner sehen Sie in wenigen Sekunden, was ein Mittagessen nach Ihrem Zuschuss kostet. Und wenn Sie zu einem kleinen Team gehören, finden Sie auf unserer Seite für kleine Unternehmen eine Lösung, die genau darauf zugeschnitten ist.

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