Essenszuschüsse steuerfrei richtig behandeln

Leckeres und ausgewogenes Mittagessen wirkt leistungsfördernd, steigert die Effizienz und hebt das Wohlbefinden. Was ganz allgemein gilt, gilt natürlich auch für Mitarbeiter:innen.
Gesundes und ausgewogenes Essen ist meistens jedoch auch nicht so günstig, daher ist es wichtig zu wissen, dass diese Kosten als Unternehmen steuerlich attraktiv absetzbar sind.

Die Vorteile von Essenszuschuss durch den Arbeitgeber im Überblick:

• Essenszuschüsse sind steuerbegünstigt- und abgabenfrei.

• Essenszuschüsse bieten eine prima Alternative zu einer regulären Gehaltserhöhung, von der sowohl Arbeitnehmer:innen wie auch Arbeitgeber:innen profitieren und Steuerabgaben vermeiden.

• Essenszuschüsse sind bei der Personalgewinnung ein echter Bonus und ein echtes Mitarbeiterbenefit.

• Essenszuschüsse können sowohl als Gehaltsumwandlung verrechnet werden oder zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt werden. In beiden Fällen steigt der Nettolohn der Mitarbeiter:innen.

Was genau ist ein Essenszuschuss für Mitarbeiter:innen?

Essenszuschüsse für Angestellte sind ein staatlich gefördertes Instrument, mit dem die Ausgaben für die Verpflegung der Mitarbeiter:innen während der Arbeitszeit steuerrechtlich bevorzugt behandelt werden. Traditionell wird ein solcher Zuschuss aufgrund der Einfachheit über eine Unternehmens-Kantine oder Essensgutscheine abgerechnet. Der Vorteil für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen liegt in der Steuerfreiheit eines solchen Zuschusses innerhalb gesetzlich vorgeschriebener Mindestbeträge.

So ist der Essenszuschuss nicht nur ein Benefit für die Mitarbeiter:innen, der außerdem Personalbindung und -gewinnung positiv unterstützt, sondern auch eine tolle Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung mit steuerlichen Vorteilen.

Wichtig ist, dass die Mitarbeiter:innen einen Eigenanteil von aktuell 3,80 EUR zahlen, damit weder Steuern noch Sozialabgaben anfallen, obwohl es sich an sich um einen so genannten „geldwerten Vorteil“ handelt.

Wird kein Beitrag durch die Mitarbeiter:innen geleistet, muss der geldwerte Vorteil pauschal mit ca. 25% versteuert werden.

Wie funktionieren Arbeitgeberzuschüsse zur Verpflegung?

Der Gesetzgeber legt jährlich den Sachbezugswert für Mahlzeiten von Mitarbeiter:innen fest. Wird dieser Wert vom Mitarbeiter noch zusätzlich mindestens selbst bezahlt, dann entsteht bei diesem kein geldwerter Vorteil und der gesamte Zuschuss ist steuerfrei.

Die Sachbezugswerte sind:

3,80 EUR im Jahre 2023

Zusätzlich kann der Arbeitgeber pauschal steuer- und abgabenfrei bis zu 3,10 Euro zum amtlichen Sachbezugswert hinzu schießen. Maximal ergibt sich damit ein Essenszuschuss von 6,90 Euro pro Arbeitnehmer:in, wobei am Tag nicht mehr als eine Mahlzeit bezuschusst werden darf.

Wenn die Mitarbeiter:innen den Sachbezug ( 3,80 Euro für ein Mittagessen) nicht selber zahlen, liegt ein geldwerter Vorteil vor. Die Differenz zwischen dem Beitrag des Arbeitnehmers und dem Sachbezugswert von 3,80 Euro ist dann ein geldwerter Vorteil und damit lohnsteuer- und abgabenpflichtig. Allerdings kann dieser durch eine pauschale Besteuerung von 25% abgegolten werden, wodurch Sozialversicherungsabgaben entfallen.